Invitationsbrevet

En høj svarprocent er som regel et tegn på kvalitet i spørgeskemaundersøgelsen. Men hvordan sikrer du, at så mange som muligt vælger at svare på dit fantastiske spørgeskema, som du har brugt mange timer på at udvikle?

Her er alt hvad du bør vide om invitationsbrevet.

Invitationsbrevet skal give din læser lyst til at svare på spørgeskemaet. Dvs. at det skal være tydeligt for din modtager, hvad undersøgelsen går ud på, og hvorfor det er vigtigt at svare på den.

Det kan fx være at det handler om at forbedre kundetilfredsheden for en virksomhed, lytte til kursusdeltagernes holdning via en kursusevaluering eller give kommunen feedback på, hvordan de kan gøre deres feedbacksystem endnu bedre for borgerne.

Uanset hvad spørgeskemaundersøgelsen handler om, er det vigtigt at komme ud med budskabet om, at respondentens svar bliver brugt til noget, som respondenten i sidste ende får glæde af.

Som regel er det på baggrund af invitationsbrevet, at respondenten træffer sin beslutning om at ville bruge tid på at besvare spørgeskemaet. Invitationsbrevet skal give mulighed for, at træffe denne beslutning på et velinformeret grundlag.

Derfor skal det være tydeligt, hvem der er afsender af spørgeskemaundersøgelsen, hvem der har adgang til data, og hvem der får adgang til spørgeskemaundersøgelsens resultater, når de foreligger.

Respondenten skal også vide, hvor lang tid det tager at besvare spørgeskemaundersøgelsen, og hvornår deadlinen for at svare vil være. Det er også en god idé at indsætte kontaktoplysninger på en person, der kan hjælpe med tekniske problemer i forbindelse med besvarelsen, og en der kan besvare generelle spørgsmål i forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen (fx om anonymitet).

Tjekliste

Her er en tjekliste til, hvad der bør indgå i et godt invitationsbrev:

• Formål med undersøgelsen
• Hvorfor er det vigtigt at deltage?
• Link / login til at svare på spørgeskemaet
• Hvem der får adgang til data og den afsluttende rapport
• Afklaring om evt. anonymitet
• Hvor lang tid det tager at udfylde spørgeskemaet
• Svarfrist
• Kontaktperson og vedkommendes kontaktinformation
• Afsender + evt. logo

Saglig og professionel

Husk at invitationsbrevet skal fremstå sagligt og professionelt. Det skal være skrevet i et korrekt og forståeligt sprog, og det skal være opsat pænt.

Det er vigtigt at signalere, at man har været omhyggelig med at lave det, da det er de færreste mennesker, der ønsker at bruge tid på at svare på noget som afsenderen ikke selv har lagt det fornødne arbejde i.

Et sjusket invitationsbrev kan også komme til at signalere at det er ”spam”, og modtageren kan måske blive i tvivl om, hvorvidt afsenderen er den, som afsenderen udgiver sig for at være. Brug derfor den fornødne tid på at lave et velskrevet brev med et pænt layout.

Hvis det er muligt, er det en god idé at lave invitationsbrevet inden der afholdes pilottest. Så kan det indgå i pilottesten, og man får derved testet invitationen og spørgeskemaet i sammenhæng.